Hoe kan een Raad van Toezicht sturen op cultuur en gedrag?

Het ontwikkelen en verankeren van een organisatiecultuur is de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur. Echter met de nieuwe governance code wordt van de Raden van Toezicht verwacht dat zij ondanks de afstand die zij tot de organisatie behoort te behouden, een rol speelt in het bespreekbaar maken van de organisatiecultuur en gedrag in de organisatie. Cultuur en gedrag zijn onderdeel geworden van behoorlijk bestuur en toezicht, zodat de waarde creatie op de lange termijn beter kan worden gegarandeerd.

Maar hoe vormt een Raad van Toezicht een visie op de huidige en gewenste cultuur van een organisatie? Hoe kan zij proactief in discussie gaan met het dagelijks bestuur? En op welke cultuur elementen moet worden gestuurd voor bijvoorbeeld een beter risico management?

Na de financiële crisis is er onderzoek gedaan door de DNB, AFM en andere stakeholders bij banken, verzekeringsmaatschappijen en pensioenfondsen.

De belangrijkste cultuurelementen die bijdragen voor een duurzame organisatie zijn beschreven rond 6 factoren.

• Leiderschap: Benaderbaarheid, faciliteren van ontwikkelingen op persoonlijk en organisatie niveau, persoonsgericht.
• Communicatie: Open en transparante informatie met betrekking tot de operationele voortgang, kennis van interne processen en afspraken, strategie en kernwaarden
• Groepsdynamiek: Constructief-kritisch, diversiteit, gericht op proces naast resultaat
• Besluitvorming: Consistent met strategie en kernwaarden, decentraal, reflectie, haalbaarheid
• Klantenbelang: Niet alleen wat wil klant. Maar wat heeft klant nodig?
• Veranderingsvermogen: Vermogen om aan te passen aan veranderende omgeving.

CultuurScan heeft een unieke benadering bij het beschrijven van de gewenste cultuur. De gewenste cultuur wordt afgeleid uit de beschrijving van de missie, visie en strategie van de organisatie. Hiervoor wordt het instrument Doculyser gebruikt, een zelf lerend ontologisch systeem. Op basis van meer dan 100.000 woorden en zinsneden, die elk op meerdere gedragsaspecten zijn gewogen en gecategoriseerd.

CultuurScan beschrijft de organisatiecultuur op basis van 8 competenties en 3 cultuurdimensies.

In de bijlage een korte beschrijving van deze 11 cultuurkenmerken, een voorbeeld van een grafische weergave en de correlatie tussen bovengenoemde 6 factoren en de 11 cultuurkenmerken.

De toezichthouder kan met de beschrijving van de gewenste organisatiecultuur proactief in discussie gaan met het dagelijks bestuur. Zonder dat men sleutelfiguren in de organisatie moet vragen om questionnaires in te vullen.

Samen met het bestuur kan ook de huidige organisatiecultuur met behulp van de vragenlijst van CultuurScan worden beschreven. Een beschrijving met dezelfde 11 cultuurkenmerken, zodat mogelijke overbruggingsdoelen kunnen worden bepaald om tot een duurzamere organisatie te komen.

CultuurScan Team

Bijlage

Grafische weergave organisatiecultuur op basis van 8 cultuurcompetenties

Korte beschrijving 8 cultuurcompetenties

• Marktgericht, geïnteresseerd zijn in ontwikkelingen in de markt.
• Innovatief, vernieuwend, anderen kunnen motiveren, en inspireren
• Teamgericht, belang hechten aan goed op elkaar afgestemd zijn.
• Loyaal, meelevend zijn en beschikken over een sterk invoelend vermogen.
• Gestructureerd, planmatig verwezenlijken van doelen en gefundeerde keuzes
• Pragmatisch, doelgericht zorgen dat iets werkt en resultaat oplevert.
• Onafhankelijk, zelfredzaam, kritisch en beslissingen nemen, los van wat anderen denken.
• Zelfbewust, een duidelijk idee hebben van het organisatiedoel en de beslissingen nemen die hiervoor noodzakelijk zijn.

Korte beschrijving van 3 cultuurdimensies

1 Veranderingsbereidheid ( verticale as) Initiërende of consoliderend vermogen van een organisatie. Invloed of macht is noodzakelijk om veranderingen te kunnen initiëren.

2 De sociale dimensie ( horizontale as) Intrinsiek, inhoudelijk gerichte of extrinsiek, mens-relatie gericht. Het belangrijkste aspect van deze dimensie is ruimte.

3 De sturende dimensie Leidinggevend, het aansturen van mensen en taken of uitvoering van doelstellingen, diensten en productie. De donker gekleurde competenties zijn sturende de andere vier uitvoerend.

Korte beschrijving correlatie 6 factoren en cultuurkenmerken van CultuurScan

• Leiderschap: Sturende dimensies
  • Zelfbewust
  • Innovatief
  • Loyaal
  • Pragmatisch
• Communicatie (intern): Onafhankelijk en teamgerichte competenties
• Groepsdynamiek: Loyaal en teamgerichte competenties
• Besluitvorming: Competenties voor de verschillende stappen in proces;
  • Onafhankelijk en innovatief:Ideeën verwerven, brainstorm
  • Pragmatisch en teamgericht:Oordeelsvorming
  • Zelfbewust en marktgericht:Besluiten
  • Gestructureerd en loyaal:Uitvoeren
• Klantenbelang: Marktgerichte competentie
  • Handelen uit optiek van de klant.
• Veranderingsvermogen Veranderingsbereidheid dimensie
  • Initiërend of consoliderend vermogen

Voor de geïnteresseerden is er een uitgebreid rapport beschikbaar, die de correlatie tussen de

6 factoren en de 11 cultuurkenmerken van CultuurScan in meer detail beschrijft.

Dit rapport kan worden opgevraagd bij info@cultuurscan.eu