Voor het beschrijven van de huidige organisatiecultuur gebruikt CultuurScan een vragenlijst met 96 stellingen die binnen 20 minuten online kan worden beantwoord. Per vraag wordt door het slepen van een ‘marker’ aangegeven in hoeverre de werknemer instemt met de stelling. De stellingen hebben betrekking op 24 bedrijfskundige kenmerken, de relatieve sterktes en zwaktes van de organisatie. Dit zijn kenmerken rond resultaatgerichtheid, de kracht, de externe profilering en het samenwerken in de organisatie. Het model vertaalt deze score naar het daaraan gerelateerde gedrag en 8 cultuurcompetenties.

De doculyser wordt gebruikt bij het beschrijven van de gewenste cultuur, die het best past bij de strategie van de organisatie. De doculyser is een zelflerend ontologisch systeem dat op basis van meer dan 100.000 woorden en zinsneden, die elk op meerdere gedragsaspecten zijn gewogen, bepaalt welke competenties het beste de gewenste cultuur van een organisatie beschrijven. De relatieve scores van de competenties worden bepaald via verschillende algoritmen en het resultaat wordt grafisch gepresenteerd. Als input wordt het strategiedocument of eventueel de website van de organisatie gebruikt.

In totaal gebruikt CultuurScan 48 cultuurkaarten, die ieder een belangrijke waarde beschrijft. Dit zijn waarden die bij veel organisaties worden gebruikt. Tijdens een ééndaagse workshop worden de deelnemers in groepen verdeeld. Vervolgens selecteert iedere groep de belangrijkste 8-10 kaarten, die de huidige en/of gewenste cultuur karakteriseren. Daarna selecteren de groepen samen de uiteindelijke 8-10 cultuurkaarten, die via het ontologische systeem en algoritmen worden vertaald naar een cultuurprofiel. De geselecteerde cultuurkaarten kunnen de basis vormen voor de definitie van de 3 tot maximaal 5 kernwaarden van de organisatie. Iedere kernwaarde wordt vertaald in eigen, unieke woorden en gerelateerd aan gedragsvoorbeelden die deze kernwaarde ondersteunt.

Een organisatie heeft vaak veel symbolen, tradities en andere uiterlijkheden, die kenmerkend zijn en een bepaalde uitstraling geven. ( pagina320, “Organizational Culture and Leadership”, Edgar Schein ). Voorbeelden zijn kleding, werkplek, gebruik van tijd en persoonlijke ruimte, beloning en straf, besluitvorming, overleg, communicatie, balans privé/werk etc.

CultuurScan beschrijft met medewerkers van de organisatie de belangrijkste artefacten (uiterlijkheden) en vertaalt deze via haar ontologische modellen en algoritmen naar een cultuurprofiel.

Op basis van de huidige en gewenste cultuur worden de verschillen van de belangrijkste kenmerken (24) besproken in een workshop met een team van medewerkers van de organisatie. De eigen interpretatie van die verschillen worden aan de hand van voorbeelden toegelicht en vormen de basis voor het definiëren van de vooronderstellingen en waarden die onbewust aanleiding geven tot het beschreven gedrag.

Binnen het ProfielScan model zijn verschillende psychologische theorieën ondergebracht, waaronder de bekende “Big Five” . ProfielScan beschrijft het huidige- en streefgedrag van mensen. Het is een analysehulpmiddel waarmee het relatieve belang van competenties van functies en het gedrag van medewerkers in kaart kunnen worden gebracht. ProfielScan gebruikt vergelijkbare competenties die bij de cultuurbeschrijving worden gebruikt. Medewerkers dienen hiervoor online 96 vragen te beantwoorden. Het relatieve belang van competenties in functieprofielen worden bepaald door gebruiken te maken van het Doculyser systeem.